FAQ

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Entrez en contact avec nous et commencez à partager une expérience unique en matière de gestion de coopérative. Avec eCooperativ, les choses ne seront plus comme auparavant!

Avant la date limite, vous recevrez des messages de rappel.  Notre système automatisé suspend votre compte après la date butoir pour le renouvellement. Si au bout d'un délai de 30 jours après cette date, vous ne régularisez pas votre situation, votre compte est supprimé ainsi que toutes vos données sur l’ensemble de nos serveurs.

C’est un processus irréversible, raison pour laquelle, nous exhortons les utilisateurs à plus de vigilance et de responsabilité.

Entièrement, nous disposons des meilleurs systèmes en matière de protection de données en ligne. Sur le plan interne, les Administrateurs et Agents ADEMO n'ont ni accès à vos données, ni à votre mot de passe.

Nous vous garantissons zéro fuite.

Il faut passer à cet effet par le bouton d’abonnement via votre compte.

Il est également possible de payer manuellement en nous contactant. Nos moyens de paiement sont : Paypal, Flutterwave,Mobile Money, virement bancaire, carte Visa.

Votre compte est un compte d’administrateur et vous pouvez créer autant de comptes que vous voulez pour l’ensemble de vos employés, partenaires, clients…

Ils recevront leur identifiants par email et pourront se connecter à leur compte.

C’est simple, inscrivez-vous gratuitement en choisissant l’offre de votre choix.

Ecooperativ vous permet de tester le système pendant 7 jours.

 

eCooperativ, c’est toute votre entreprise en ligne. Vous pouvez faire fonctionner entièrement votre structure si votre modèle d’activité n’exige pas de contacts physiques.

eCooperativ est une puissante solution de gestion complète pour les coopératives.

C’est une plateforme commerciale simple, facile à personnaliser et puissante pour gérer et suivre les projets, les tâches, les factures, les devis, les prospects, les clients, faire des visio-conférences, formations, entretiens et consultations vidéo, toutes sortes de transactions et bien plus encore !

Des colonnes et des post-its de couleur, ça vous parle ? Si vous avez déjà entendu le terme Kanban, vous l’imaginez certainement dans sa représentation visuelle : un tableau Kanban (ou Kanban board) qui s’appuie sur un système d’étiquettes indiquant le travail à faire, en cours ou terminé.
Si cette méthode agile est inspirée du secteur industriel automobile au Japon et utilisée à l’origine pour la gestion des stocks et des approvisionnements, elle s’applique très bien à tout développement agile de projets web ou IT.
Alors, en quoi la méthodologie agile Kanban consiste-t-elle et comment vous permet-elle d’optimiser votre gestion de projet ? Voyons concrètement quels sont ses principes et comment appliquer Kanban pour vos projets !
À l’origine, la méthode Kanban est un système de production inspiré de l’organisation lean et basé sur la demande plutôt que sur l’offre, selon le principe « juste à temps ».
L’entreprise produit un bien une fois la commande émise par le client, au lieu de constituer des stocks. C’est donc un terme appliqué à la logistique et à la gestion des stocks.
Le terme Kanban est issu du japonais et signifie « carte », « étiquette » ou encore « panneau d’affichage ».
La méthodologie Kanban repose sur un système d’organisation visuel constitué d’étiquettes (ou kanbans, donc). Chaque étiquette, qui correspond à une demande client, active la chaîne de production dès que nécessaire. Les ressources sont ainsi optimisées.
Avec l’émergence d’une société de services et d’une organisation du travail en mode projet, la méthode Kanban est désormais appliquée en gestion de projet agile pour une meilleure organisation, répartition et planification des tâches. Elle convient particulièrement aux projets de développement informatique, même dans le cadre du développement d’un produit minimum viable (MVP).

Le fonctionnement général
Les tâches sont représentées par des étiquettes ou cartes de couleur (le plus souvent, des post-its ou affichettes). Chaque tâche est matérialisée par une étiquette. Les tâches sont ensuite catégorisées et placées sur le tableau Kanban (ou Kanban board), dans la colonne correspondant à son état d’avancement, par exemple :
• à étudier,
• à faire,
• en cours,
• à valider ou à tester,
• terminé.


Les 6 pratiques Kanban à observer
En plus des 4 principes explicités plus haut, les experts du Kanban suggèrent d’appliquer ces 6 bonnes pratiques.
1. Visualisez le travail. La progression des tâches doit être suivie et mesurée avec minutie à chaque étape pour veiller à ce que le projet aille dans la bonne direction. Le tableau Kanban reste évidemment la meilleure manière de voir la progression.
2. Limitez le nombre de tâches en cours. En d’autres termes, limitez le nombre de cartes (de User stories) dans les colonnes « En cours » ou « À tester » dans un projet : le nombre doit être ajusté à la capacité de l’équipe projet, ce qui est plus motivant grâce à l’avancée régulière des cartes. Les nouvelles tâches peuvent être ajoutées au fur et à mesure.
3. Gérez le flux. Grâce à une bonne gestion du workflow, vous maîtrisez la cadence et évitez les retards.
4. Explicitez les processus. Avec une bonne compréhension des processus, les échanges autour des problèmes rencontrés deviennent plus rationnels. Cela facilite l’obtention du consensus autour des suggestions d’amélioration. Cette pratique implique généralement une démarche de conduite du changement.
5. Implémentez des boucles de rétroaction. Le but est de comparer les résultats attendus avec les résultats réels, dans l’objectif de procéder à des ajustements.
6. Adoptez une démarche d’amélioration continue. Dès lors que vos processus sont intégrés par l’équipe, l’accent peut être mis sur la résolution des problèmes et blocages rencontrés, ainsi que l’identification d’axes d’amélioration pour fluidifier le travail.

Avantages de Kanban
• approche facile à mettre en place et à comprendre,
• peu coûteuse, dans sa mise en œuvre et dans son suivi,
• optimise les délais de fabrication et les coûts de stockage,
• clarté et système logique,
• transparence des flux et des processus,
• anticipation des éléments de blocage,
• adaptée à toutes les organisations d’équipes et à une variété de situations,
• limitation du travail multitâches,
• démarche d’amélioration continue.
Inconvénients de Kanban
• La méthode ne s’applique pas si la demande est trop irrégulière ; il serait alors trop complexe de gérer correctement la production.
• Une erreur dans le système Kanban peut causer l’arrêt de la ligne de production et ralentir l’activité.
• Cette méthode ne peut s’appliquer à toutes les industries.
• Si Kanban et ses principes ne sont pas compris ni intégrés par les équipes, la méthodologie perd toute son utilité.
Note : hormis le dernier, ces inconvénients ne s’appliquent pas au domaine informatique.

Faire ses tableaux Kanban avec un logiciel
Pour que toutes les parties prenantes suivent l’avancement de la production (développement logiciel ou production et gestion de stocks), le travail collaboratif doit être de mise. Cela est encore plus vrai pour des équipes dispersées, en télétravail ou travaillant sur différents sites.
Comment faire pour assurer le suivi de la méthode Kanban dans ce cas, quand tout le monde n’a pas accès au tableau pour visualiser les tâches ?
Workcontinue permet à tous les acteurs d’un projet de visualiser le tableau Kanban et de partager des informations sur le projet, et ce, même à distance. Cela permet encore :
• plus d’instantanéité,
• de compléter votre gestion quotidienne Kanban par des indicateurs et des notifications,
• de gagner en réactivité et d’agir rapidement dès que votre équipe en a besoin.

GUIDE DE DEMARRAGE ET CONFIGURATION D’ECOOPERATIV

  1. Configuration de votre compte

Il faut dans un premier temps configurer votre compte Ecooperativ en vous y connectant. Cliquez ensuite sur paramètres et les sous-rubriques que sont :

PARAMÈTRES DE L'ENTREPRISE

Renseignez les informations de votre entreprise (contacts, coordonnées, N° taxe,..), configuration des éléments statiques de vos factures et devis (préfixes de factures, devis, pieds de page…) les moyens de paiement, votre logo.

MODÈLE D'E-MAIL

Création de vos modèles de messages électroniques relatives à vos futurs devis et factures.

CONTRÔLE D'ACCÈS

Attribution des niveaux d’accès ou autorisations aux membres du personnel selon leur position, occupation et rôle dans l’entreprise. Avant de pouvoir attribuer ces autorisations, il faut avoir auparavant ajouté des employés via la rubrique RESSOURCES HUMAINES.

TYPES DE REVENUS ET DE DÉPENSES

Ajoutez les différents types de revenus et dépenses de votre entreprise.

PARAMÈTRES CRM

Ajoutez les statuts pour vos nouveaux prospects, la source, état des tâches.

MÉTHODES DE PAIEMENT

Ajouter vos méthodes de paiement en ligne (Virement bancaire, Monnaies électroniques, Mobile Money…)

UNITÉ DE PRODUIT

Ajoutez les unités de produits (informations liées à vos produits).

PARAMÈTRES DE TAXE

Ajoutez vos différentes taxes, taux de pourcentage…

  1. CONFIGURATION DES AUTRES RUBRIQUES DE VOTRE COMPTE

Clients

Ajoutez vos clients, les repartir par groupes…

Prospects

Ajoutez vos prospects de façon progressive.

 

Projets

Ajoutez vos différents projets au fur et à mesure.

Tâches

Ajoutez les tâches à exécuter par la méthode classique ou Kaban (veuillez consulter les FAQ pour en savoir davantage au sujet des tâches Kaban).

Produits

Ajoutez les nouveaux produits physiques de votre entreprise.

Service

Ajoutez les services de votre entreprise.

Fournisseur

Ajoutez et complétez progressivement la liste de vos fournisseurs.

Acheter

Créer un bon de commande

Acheter en ligne

Voir les retours sur les ventes / achats

Ventes

Consultez, ajouter vos devis et factures

Comptes

Ajoutez vos comptes bancaires.

Transactions

Gestion comptable de votre entreprise

Transaction récurrente

Ajoutez vos dépenses et revenus

Messenger

Système de chat interne pour les échanges entre les membres du personnel, avec les clients, fournisseurs, partenaires…

Gestionnaire de fichiers

Ajout de vos différents documents à votre compte

Personnels

Gestion des ressources humaines de votre entreprise

Rapports financiers

Gestion et suivi des finances de votre entreprise.

Note importante : Ecooperativ peut être adapté à toute sorte de structure, c’est à vous de l’exploiter selon vos besoins en matière de fonctionnement.

ERP en SaaS est l’abréviation de « Entreprise Ressources Planning Software as a Service ».

L’ERP est l’équivalent du Progiciel de Gestion Intégré (PGI) en français. Il centralise les données via des modules applicatifs qui correspondent chacun à une fonction administrative de l’entreprise.

L’ERP en mode SaaS est hébergé directement par le fournisseur. L’utilisateur y accède depuis internet.

e-Cooperativ vous propose une solution de location, qui conviendra autant aux PME qu’aux grandes structures. Elle est facile à mettre en œuvre et paramétrable.

Qui peut utiliser un ERP en mode SaaS ?

L’ERP SaaS comprend un ensemble de modules applicatifs, destinés au pilotage automatique des tâches administratives. Il constitue ainsi une solution adaptée aux activités de gestion : finance et comptabilité, production, ressources humaines, ventes…

En outre, ce type d’ERP ne nécessite pas de mise en œuvre particulière et il est très simple d’utilisation. Par conséquent, le coût total d’acquisition d’un ERP en ligne est considérablement réduit. Il est donc particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises, qui souhaitent investir dans un ERP sans y dédier un budget considérable.

Toutefois, les grandes entreprises trouvent également leur compte avec un ERP SaaS. En effet, elles ont la possibilité de sélectionner à la demande les modules applicatifs nécessaires à leur gestion. Ce type de logiciel leur procure donc, à l’usage, une très grande souplesse.

Les avantages d’un ERP SaaS

Les avantages offerts par l’utilisation d’un tel outil sont nombreux.

Pour commencer, seul un navigateur web suffit. Ainsi, le modèle locatif vous dispense de tout investissement en licence.

Ensuite, l’ERP en SaaS simplifie considérablement la gestion de toute entreprise délivrant des prestations de service. C’est donc un système qui conviendra aux activités de conseil et de services orientées en projets ou en affaires. De plus, il fournit des services disponibles à la carte et s’adapte donc parfaitement à vos processus de gestion.

Enfin, l’utilisateur n’a pas à s’inquiéter de la maintenance et des évolutions de son ERP SaaS. En effet, ce système est hébergé chez le fournisseur auquel l’utilisateur accède via internet. Le fournisseur se charge donc directement de la maintenance.

Usage à travers le monde

De nos jours et particulièrement avec l’avènement de la crise sanitaire mondiale début 2020, l’usage des ERP en mode Saas a explosé en Amérique, Asie, Europe, Océanie et à un degré moindre en Afrique du Nord.

Les nouveaux enjeux et façons de fonctionner obligent les Organisations et entreprises d’intégrer dans leur fonctionnement de nouveaux outils et les ERP en SaaS sont les piliers de cette nouvelle stratégie.

Une solution SaaS signifie que l’on loue, bien souvent via un système d’abonnement, l’utilisation d’un logiciel. Le logiciel est installé sur une machine distante et non directement sur l’ordinateur de l’utilisateur, l’accès à ce logiciel se fait grâce à un service en ligne.

Les avantages d’une solution ERP Saas sont les suivants :

Rapide et facile d’installation. Pas besoin de faire installer le logiciel dans votre entreprise. La solution est déjà déployée chez le prestataire et est prête à l’emploi, vous gagnez ainsi du temps.

Coûts réduits.

Pas besoin d’avoir à installer ni de se charger de la maintenance car tout est externalisé. Étant donné que ces prestations sont comprises dans l’abonnement, il n’y pas de coût supplémentaires en cas d’intervention de maintenance. Les coûts liés à l’utilisation de l’ERP sont fixes et donc tout à fait prévisibles pour l’entreprise.

Support client disponible.

L’assistance fait partie de l’abonnement, alors qu’avec un ERP non SaaS il faut appeler un prestataire externe pour résoudre un problème.

Aide à la prise en main.

En utilisant un ERP SaaS vous êtes accompagné dans la prise en main du logiciel afin de vous faciliter l’appropriation de l’outil.

Logiciel mis à jour en permanence. Avec un SaaS, les mises à jour sont fréquentes, rapides et automatiques. Le logiciel ne reste pas figé dans ses fonctionnalités, il évolue constamment.

Protection des données.

En sauvegardant vos données chez un prestataire spécialisé, vous êtes garanti que vos données soient accessibles à tout moment et que des mesures sont prises pour assurer la pérennité des données. Alors qu’en local, au moindre soucis vous perdez toutes vos données.